工單系統(tǒng)作為核心的業(yè)務流程管理工具，發(fā)揮著至關重要的角色。從受理客戶工單開始，到最終的工單數據分析，工單系統(tǒng)的每一環(huán)節(jié)都緊密相扣，確保企業(yè)能夠高效、準確地處理各類業(yè)務請求。下面小編詳細解析工單系統(tǒng)的操作流程，包括接單、派單、工單創(chuàng)建與流轉、狀態(tài)更新、工單監(jiān)控以及數據分析等環(huán)節(jié)。
一、工單系統(tǒng)的流程及操作
1、接單：受理客戶通過電話、網絡、現(xiàn)場等多種方式提交的工單。這是工單系統(tǒng)處理的第一步，確保了有足夠的信息來處理工單。
2、派單：根據工單屬性和區(qū)域分配給合適的部門或員工進行處理。這一步驟是基于工單的屬性和相關區(qū)域進行的，以確保工單能夠被正確地分配給最適合處理它的人員或部門。
3、創(chuàng)建工單：在工單系統(tǒng)中創(chuàng)建新的工單，填寫工單信息并提交。這個過程允許用戶根據需要選擇不同的技能進行工單分配，或者選擇指定的客服接單。系統(tǒng)會根據工單信息匹配相應的技能或客服。
4、工單流轉：系統(tǒng)自動按照預設的工單流程、渠道來源、導航菜單、忙閑狀態(tài)等進行流轉，將工單分配給特定的部門或員工，實現(xiàn)任務的快速流轉。
5、工單狀態(tài)更新：在工單處理過程中，可以根據需要更新工單的狀態(tài)，如從“未處理”變?yōu)椤耙烟幚怼?，或者關閉工單等，以跟蹤工單的進展和狀態(tài)。
6、工單監(jiān)控：工單系統(tǒng)還提供了工單監(jiān)控，允許管理員或相關人員查看和分析工單的進展，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，提升客戶滿意度。
7、工單數據分析：智能工單管理系統(tǒng)利用大數據工具，對收集到的工單信息進行匯總和分析，生成各種分析報告，如設備故障率、耗能總量、維修人員工作用時等，幫助企業(yè)優(yōu)化資源配置和工作流程。
二、工單系統(tǒng)如何自動分配給合適的部門或員工？
1、設置工單分配規(guī)則：服務臺管理員可以通過設置分流技能、接單機制和兜底規(guī)則等步驟來自動分配工單。這樣，系統(tǒng)會自動依據規(guī)則為工單匹配客服，無需管理員手動操作。
2、智能流轉和SLA時效管理：工單系統(tǒng)可以根據特定條件將工單直接轉給某個處理部門或設置優(yōu)先級別提醒查看，同時利用SLA時效管理來提高工單的處理效率。
3、路由分配和智能ACD分配規(guī)則：標準渠道創(chuàng)建的工單通過路由分配到已經設置好的接待組，并經過智能ACD分配規(guī)則分配到某個客服手上。管理者可以選擇手動分配或自動實時分配的方式。
4、循環(huán)分配方法：在自動分配工作訂單方面，工單系統(tǒng)管理通常提供循環(huán)分配方法，即按順序循環(huán)將工作單分配給所有客戶服務人員和技術支持人員。
5、配置流轉觸發(fā)器：為了實現(xiàn)工單自動分配，需要管理員配置流轉觸發(fā)器。這樣，不同的工單會由不同的客服技能組處理，從而實現(xiàn)自動分配。
6、根據工單屬性和區(qū)域分配原則派單：工單系統(tǒng)可以根據工單屬性和區(qū)域分配原則，將工單派送給員工處理，確保工單能夠及時處理和跟蹤。
總結：
綜上所述，工單系統(tǒng)的流程及操作涵蓋了從接單、派單到工單流轉、狀態(tài)更新、監(jiān)控和分析等多個環(huán)節(jié)，旨在通過自動化和管理工具提高工作效率，優(yōu)化客戶服務體驗。工單系統(tǒng)通過預設的工單分配規(guī)則、智能流轉機制、路由分配、循環(huán)分配、配置流轉觸發(fā)器以及根據工單屬性和區(qū)域的分配原則等多種方式，實現(xiàn)工單的自動分配給合適的部門或員工。
